Im Zuge der Vorbereitung der Unternehmensnachfolge wurde ich als neues Mitglied in das Unternehmen und in die Geschäftsleitung aufgenommen. Bereits während meines Studiums im Bereich Papiertechnik sowie später während des MBAs wurde Digitalisierung regelmäßig thematisiert. Gleichzeitig ist Herr Richter als Inhaber und Geschäftsführer von richter & heß VERPACKUNGEN, er feierte im September 2021 seinen 78. Geburtstag, sehr progressiv und interessiert an neuer Technik, v. a. in Bezug auf Digitalisierung.

In unserem regelmäßigen Austausch zum Thema Digitalisierung kam der Moment, wo wir einen Ansatzpunkt zur Entwicklung der Digitalisierung in unserem Unternehmen definieren mussten. Auf der Suche nach einem Endpunkt dieses Projektes wurde uns schnell bewusst, dass es im Zuge der Digitalisierung eigentlich keinen finalen Abschluss geben kann. Es ist ein Prozess, der immer weiter ausgebaut werden kann.

Wir starteten mit einer Bestandsaufnahme. Zu Beginn suchten wir Unterstützung beim Fraunhofer Institut, mit dem richter & heß VERPACKUNGEN eine langjährige Zusammenarbeit und entsprechende Partnerschaft pflegt. Wir als Unternehmen wussten, welche Prozesse abgebildet werden sollten, doch fehlte uns das Know-how zur Umsetzung unserer Ideen. Wie viele mittelständische Unternehmen haben auch wir keine große IT-Abteilung mit mehreren Mitarbeitern. Wir haben einen kompetenten IT-Administrator, welcher allerdings durch die täglich anfallenden Aufgaben in unserem Unternehmen über keine weiteren zeitlichen Kapazitäten verfügt.

Zu Beginn des Projektes haben wir mit dem Fraunhofer Institut eine komplette Prozessanalyse vorgenommen. Wie entsteht ein Artikel? Wo werden Daten produziert? Wie ist der Datenfluss und wo finden in dem Prozess „Medienbrüche“ statt? Das heißt, an welchen Stellen des Prozesses werden digitale Daten in Papier umgewandelt und werden eventuell diese Daten zu einem späteren Zeitpunkt erneut digitalisiert? Uns war zu Beginn nicht richtig bewusst, wie viel Papier eigentlich bei 120 Mitarbeitern an unseren fünf Standorten täglich aus den verschiedensten Gründen benötigt und verbraucht wird.

Basierend auf dieser Erkenntnis haben wir unsere Projektziele festgelegt. Das ging recht schnell. Wir wussten, wir wollen den gesamten Datenablauf innerhalb der Firma digital gestalten, um transparente Abläufe zu generieren. Unser Ziel ist es, die Daten in einer so „sauberen“ Form zu haben, dass wir eine vernünftige Produktionsplanung realisieren können und darauf basierend eine verlässliche Lieferterminberechnung ermöglicht wird. Eine Stelle, an der in unserem Unternehmen mit sehr viel Papier gearbeitet wird, ist beispielsweise die Produktionsplanung mit ausgedruckten Arbeitskarten. Fallen in der Produktion beispielsweise ein oder zwei Mitarbeiter aus, ist die Vertretung dieser Mitarbeitenden oft von vielen Unsicherheiten bzgl. des Ablaufs geprägt. Lückenlos nachvollziehbare Produktionsschritte in Form von einer digitalen Arbeitskarte können die Arbeit in diesem Fall enorm erleichtern.

Im nächsten Schritt arbeiten wir jetzt daran, die gesamte Wertschöpfungskette zu digitalisieren. Wir sind bereits digital an unsere Lieferanten angebunden. Über die digitale Schnittstelle wird alles vom Angebot bis zur Rechnungstellung realisiert. Das Gleiche möchten wir unseren Kunden anbieten, über ein von uns entwickeltes Portal, um die sich wiederholenden Prozesse im Vertrieb zu verringern bzw. zu automatisieren. Die Technologien sind alle da. Man muss es eigentlich nur anwenden.

Es ist wichtig, Fragen zu stellen und die Schritte grundsätzlich zu begreifen, ohne tiefgehendes IT-Verständnis zu besitzen. Eine gute Orientierungshilfe für die Prozessanalyse bietet das Qualitätsmanagement ISO 9001.

Ganz wichtig: Was möchte ich eigentlich erreichen? Wir haben dafür mit dem Fraunhofer Institut eine Digitalisierungs-Roadmap erarbeitet, mit Ausbaustufen. Wir sind derzeit auf der Stufe zwei, von den von uns definierten fünf Stufen. Die letzte Stufe wären die KI & Blockchain-Technologien. Es ist wichtig, die Basis zu legen, in das Thema hineinzukommen und Erfahrung zu sammeln. Man sollte nicht alles gleichzeitig versuchen. Die positiven Erfahrungen kreieren wiederum eine positive Eigendynamik bei den Mitarbeitern.

Bei der Auswahl eines passenden IT-Unternehmens, welches uns bei der Umsetzung unterstützt, haben wir mit diesen vorab unsere zwei klar definierten Ziele allumfänglich besprochen. Daraufhin konnte man sehr schnell feststellen, ob sie uns die Lösung liefern können oder nicht.