Das Hauptanliegen unserer Firma in Bezug auf die Digitalisierung war vor allem die Vereinheitlichung und Verbesserung der betrieblichen Prozesse. Routinearbeiten sollten weitestgehend verringert und die Erstellung, Weiterleitung und Ablage sowie der Zugriff auf die Belege mit einem Minimum an Aufwand erfolgen. Später wurde die Verbindung unserer eigenen Systeme untereinander und die Verbindung unserer Systeme mit denen unserer Kunden und Zulieferer immer wichtiger. Medienbrüche wollten wir gern verhindern, um noch effektiver zu werden. Die internen Systeme sollten als einheitliches Ganzes arbeiten und nicht durch den zeitraubenden Ausdruck auf Papier und erneutes Einscannen getrennt werden. Dabei endet die Digitalisierung nicht an der Bürotür. Moderne Lagertechnik stellte uns vor die nächste Herausforderung. Auch diese sollte keine Insellösung bleiben.

So wurde kontinuierlich an den Schnittstellen gearbeitet und die Digitalisierung vorangetrieben. Das Ziel war die digitale Weitergabe der Informationen zwischen Fax, E-Mail-System, DMS, ERP, Lagertechnik und unserem eigenen Internetshop.

Die an uns herangetragenen Forderungen unserer Geschäftspartner bezüglich des digitalen Geschäftsverkehrs waren ein weiterer Auslöser für den Austausch von überbetrieblichen digitalen Informationen. Vor allem die Forderungen unserer Kunden waren sehr vielfältig. Vom individuellen Direktaustausch bis hin zu verschiedensten Plattformen waren hier die Anforderungen zu analysieren und möglichst schnell einer Lösung zuzuführen. Wir sahen darin die Chance, neue Kundensegmente zu erreichen und unseren Absatzmarkt auszubauen. Darüber hinaus wollten wir Entnahmesysteme bei unseren Kunden installieren, welche digital die Nachfüllaufträge an unser ERP-System senden. Den Kunden sollte es ermöglicht werden, sowohl auf Kommissionsbasis als auch auf Kaufbasis zu bestellen.

Dank unserer kontinuierlichen Arbeit an den Schnittstellen und Prozessen sind wir nun fähig, Informationen zentral zugängig zu machen und viel Aufwand zu sparen. Die interne und teilweise auch die externe Auftragsabwicklung funktioniert nun ohne Medienbruch. Das spart Zeit und verringert die Fehlerquote bei der Auftragsbearbeitung.

Die Bereitstellung von externen Schnittstellen, Entnahmesystemen und elektronischen Katalogen sichert uns als mittelständigem Betrieb die Wettbewerbsfähigkeit und die Kundenzufriedenheit auch bei unseren Großkunden.

In einem nächsten Schritt wollen wir vor allem auch im Bereich der Lagerwirtschaft Veränderungen im Sinne der Digitalisierung vornehmen. So können wir die Prozesse des Wareneingangs, der Kommissionierung und des Versands effektiver und transparenter gestalten.

Ein weiteres wichtiges Betätigungsfeld ist der Rechnungseingang. Ein direkt in unser ERP-System integriertes Dokumentenmanagementsystem soll uns dabei helfen die Rechnungen digital zu verarbeiten und zu archivieren – vom Eingang über die Prüfung und Bezahlung bis zur Ablage.

Eine weitere Herausforderung wird die digitale Kommunikation mit unseren Geschäftspartnern sein. Sowohl auf Kunden- als auch auf Lieferantenseite muss die Vielfalt der verwendeten Formate einer Lösung zugeführt werden.

In Zusammenarbeit mit unseren Geschäftspartnern sind wir optimistisch, auch diese Herausforderungen erfolgreich zu meistern.