Ich betreibe in Freiberg vier Restaurants mit insgesamt knapp 50 Beschäftigten, was aufgrund der Bürokratie einen recht hohen Verwaltungsaufwand verursacht. Dabei decken wir die Verwaltung in der Familie ab. Als ich den Betrieb 2014 von meinem Vorgänger übernahm, waren fast alle internen Prozesse analog organisiert. Es gab für alles einen Zettel, ausgedruckte Arbeitsanweisungen, selbst die Bestellungen wurden per Telefon vorgenommen. In meiner vorherigen Tätigkeit im Außendienst hatte ich schon mit Systemen wie SAP zu tun und erkannte deswegen schnell, dass wir vieles grundlegend anders organisieren müssen. Anfangs wollte ich viele Dinge in meiner eigenen Hand haben und selbst erledigen, und so hätte ich 15 bis 20 Stunden täglich arbeiten können und trotzdem nicht alles geschafft.

Bestellungen, Dienstpläne, Zeiterfassung, Kasseneinzahlungen, Abrechnung, Lohnabrechnung – alles wurde manuell erledigt und kontrolliert und ist über meinen Tisch gelaufen. Das war so viel, dass ich irgendwann gesagt habe: So kann es nicht weitergehen. Als gelernter Industriekaufmann und studierter Betriebswirt fragte ich mich: Was sind die Zeitfresser, die für meine Position im Unternehmen die Zeit binden? Mein Zeitfresser Nr. 1: Ablage machen und Dinge wiederfinden. Ich setzte mich mit der Stoppuhr hin und ermittelte, wie lange ich für bestimmte Dinge brauche und rechnete wiederkehrende Tätigkeiten auf meine Arbeitszeit hoch. Dabei stellte ich fest, dass ich sehr viel Zeit damit verbrachte, Dinge auszuwerten, mir Daten zu beschaffen, die Daten so aufzubereiten, dass sie aussagekräftig sind. Viele unserer Prozesse waren analog einfach total umständlich.

Unser Steuerbüro arbeitet mit der DATEV zusammen und daraus ergeben sich für uns viele Möglichkeiten im Hinblick auf die Digitalisierung. Im ersten Schritt haben wir unser Buchhaltungsprogramm auf einen Server ausgelagert, wobei dort eine digitale Belegablage angegliedert ist. Wir haben in diesem Zuge alle unsere analogen Ablagen digitalisieren lassen und haben diese verschlagwortet und digital abgelegt. Während ich früher Stunden damit zugebracht habe, in Vorbereitung auf ein Gespräch beispielsweise bestimmte Verträge herauszusuchen, finde ich diese heute innerhalb von wenigen Sekunden anhand der Schlagwörter.

In den letzten sieben Jahren haben wir unsere Buchhaltung komplett digitalisiert. Wir haben eine separate Rechnungs-E-Mail-Adresse angelegt, an die die Zulieferer alle Rechnungen schicken. Über eine zwischengeschaltete Plattform landet jede Rechnung, die wir per Mail bekommen, automatisch im Buchhaltungsprogramm und kann von dort aus direkt weiterbearbeitet werden. So konnten wir auch einige Fehlerquellen, die sich aus den vielen analogen Schritten zwischendurch gespeist haben, eliminieren. Dank der OCR-Erkennung werden viele Daten aus den digitalen Rechnungen schon vorerfasst bzw. als Vorschläge in das System übernommen, was die Arbeit extrem erleichtert und Zeit spart. So muss vielleicht noch eine Kostenstelle und die Art der Lieferung und Leistung eingetragen werden, aber keine Rechnungs- und Kundennummer.

Die Rechnungen vieler verschiedener Lieferanten sammeln wir mit der Plattform GetMyInvoices ein. Man meldet sich einmal mit seinen Zugangsdaten an und daraufhin werden die Rechnungen verschiedener Anbieter, z. B. vom Telekommunikationsanbieter, automatisiert abgeholt und ins Buchhaltungsprogramm übertragen, wo man sie noch einmal mit dem Lieferschein vergleichen und direkt zur Zahlung freigeben kann, alles in einem Portal. Ein weiteres Beispiel sind die Lohnabrechnungen der Beschäftigten. Früher benötigte ich jeden Monat zweieinhalb bis vier Stunden Zeit, um die Unterlagen zu sichten, auszudrucken und in Umschläge zu verpacken, heute funktioniert das automatisiert. Die Abrechnungen werden den Mitarbeitenden auf Knopfdruck in einem Portal zur Verfügung gestellt. Diese zusätzliche Funktion kostet nur wenige Euro monatlich. Das lohnt sich echt, wenn ich meine Arbeitszeit dagegen rechne.

Wir haben die Schließzeiten während der Pandemie genutzt, um zu prüfen, welche Prozesse wir noch digitalisieren könnten. Als Gastronomiebetrieb sind wir ein sehr bargeldintensives Geschäft. Wir haben also kürzlich ein digitales Kassenbuch eingeführt. Nach dem Tagesabschluss eines Kellners an der Kasse werden alle buchhaltungstechnischen Daten an die digitale Plattform gesendet, die sie in das Kassenbuch einspeist. Dadurch können wir sofort automatisch abgleichen, ob Kassenbestand und Kassenbuch übereinstimmen.

Eine weitere Anwendung, die mir und meinen Beschäftigten viel Ärger erspart, sind Tankkarten mit automatisierter digitaler Abrechnung für unsere Firmenautos. Während ich früher oft jemandem hinterherlaufen musste, weil Tankbelege gefehlt haben, können nun keine Quittungen mehr verloren gehen.

Rückblickend würde ich viel eher mit der Digitalisierung im Unternehmen anfangen. Mit dem Wissen was ich jetzt habe, kann ich empfehlen, sich im Vorfeld mit dem Digitalisierungsförderprogramm der SAB auseinanderzusetzen. Das heißt, wenn man identifiziert hat, was man digital machen will. Denn in unserem Beispiel hätten wir die Projekte, die wir als betrieblich notwendig angesehen und deshalb aus unserer eigenen Tasche bezahlt haben, aktuell auch zur Hälfte gefördert bekommen können. Dabei sollte man nicht zu klein denken: Nicht nur die Förderung für den Tablet-PC zur Zeiterfassung beantragen, sondern wirklich das große Ziel im Blick haben. Da gehört zum Beispiel auch die Schulung der Mitarbeitenden in den Systemkomponenten dazu – all diese Dinge sollte man berücksichtigen und dementsprechend den Förderantrag stellen.